Будут ли электронные трудовые книжки с 2021 года

С 2020 года в России начала действовать программа по переходу от бумажных трудовых книжек к электронным. Для большинства преимущества электронной трудовой книжки очевидны — для работодателей открылись новые возможности кадрового учета, а для сотрудников — свободный доступ к информации. Тем не менее остается еще много вопросов: обязательно ли это переходить на ЭТК, когда это надо сделать, какие действия должен выполнить работодатель.

Преимущества варианта с электронными трудовыми

На первый взгляд, разницы между двумя вариантами нет: новый вариант требует все того же заполнения данных о кадровых приказах, датах приема и увольнения, причинах. Но все же, если ознакомиться со всеми возможностями для работников, то новый формат становится действительно привлекательным.

Ведение электронной трудовой книжки предполагает:

  1. Возможность самостоятельно контролировать ведение записей в трудовой книжке. По старым правилам после принятия на работу, работник передавал трудовую книжку в отдел кадров, где она хранилась до его увольнения. Следовательно, изучить имеющиеся в ней записи можно только по заявлению (по которому выдают копию трудовой).
  2. Снижаются риски допустить ошибку в данных о трудовой деятельности работника.
  3. Если позволяет график основной работы, работник может официально устроиться на вторую работу, без серьезных бюрократических формальностей.
  4. Снижаются риски утери и порчи бумажного варианта трудовой книжки, а также полностью защищаются персональные данные.
  5. Заказать выписку можно будет в личном кабинете Пенсионного фонда или при личном визите в МФЦ. Если ранее нужно было получить выписку из трудовой, приходилось писать заявление в отдел кадров, а заверенную копию могли выдать и через 3 дня. Теперь этот запрос обработают в течение нескольких часов.
  6. Будет проще оперативно обрабатывать данные о стаже и накопленных пенсионных коэффициентах для будущих пенсионеров. Теперь эти данные будут постоянно анализироваться, а сумма будущей пенсии пересчитается в автоматическом режиме.
  7. Работники в электронном варианте могут передавать куда нужно информацию о своей трудовой деятельности, чтобы получать некоторые государственные услуги.

Зачем нужны электронные трудовые книжки

На самом деле, привычная система бумажного документооборота по трудовым книжкам действительно имеет много недостатков:

  • Некорректное ведение трудовой книжки работодателем может повлечь за собой серьезные проблемы;
  • Бумажный носитель может быть испорчен или утерян, что чревато утратой важной информации;
  • Нередки случаи, когда недобросовестный работодатель в случае конфликта с работником «берет в заложники» его трудовую книжку, искусственно создавая препятствия к ее выдаче;
  • Необходимость организовать передачу трудовой книжки при географически удаленном расположении работодателя. Отправлять почтой – риск, курьерская служба или личная поездка – дополнительные расходы;
  • Возможность махинаций: более одной трудовой книжки у человека, подделка записей и т.д.

Электронный формат трудовой книжки имеет целью устранение всех этих недостатков. С переходом на новую версию нам обещают следующие преимущества:

  • Минимизация ошибок в записях о трудовой деятельности;
  • Точное и корректное ведение трудовой книжки;
  • Удобный дистанционный доступ ко всем нужным сведениям;
  • Прозрачность: обладая возможностью доступа к базе в любое время и в любом месте, человек может лично контролировать корректность вносимых сведений;
  • Высокая безопасность хранения личных данных;
  • Упрощение процесса дистанционного трудоустройства;
  • Возможность удаленного оформления пенсий;
  • Снижение издержек, связанных с бумажным документооборотом.

Электронная трудовая книжка — что это, основные преимущества

Электронная трудовая книжка, как сообщает Пенсионный фонд РФ, это цифровой формат трудовой книжки, который полностью исключает физический носитель (бумагу) и позволяет всем работающим иметь доступ к сведениям о своей профессиональной деятельности в онлайн-режиме в любое время.

Читайте также:  Какие цвета лака сейчас в моде: стильные тренды 2021 фото

Сведения в электронном документе полностью совпадают с теми, что ранее содержались в бумажных носителях, и содержат информацию:

  • о месте работы человека на сегодняшний день;
  • о периодах службы;
  • о занимаемой должности;
  • о присвоенной квалификации;
  • точные даты приема на работу, ухода на другую должность, увольнения;
  • основания, по которым трудовой договор с сотрудником был прекращен.

В любой момент работающий гражданин сможет проверить информацию в своей трудовой книге через:

  • личный кабинет на сайте Пенсионного Фонда РФ;
  • на сайте ГосУслуг;
  • через специальные приложения для смартфонов и планшетов, которые будут разработаны к концу 2019-началу 2020 года.

Сотрудник при необходимости сможет самостоятельно заказать себе бумажную выписку с сайта, содержащую сведения о его профессиональной деятельности.

Получить выписку можно будет, например, в МФЦ — к работодателю обращаться будет необязательно. Таким образом, после увольнения работнику не придется забирать, как раньше, бумажный документ у предыдущего работодателя и передавать его в бухгалтерию нового.

Выбор за работником

Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной версии необходимо подать работодателю до 31 декабря 2020 года. Однако могут быть исключения, когда работник вправе подать его в любое время. Например, если человек находился на больничном или в отпуске, а также если вообще не был трудоустроен.

Если оформить электронную книжку, то работнику выдадут ее бумажную версию с записью о сделанном выборе. Она не потеряет своей силы и будет использоваться наравне с электронной. Ее нужно обязательно сохранять, так как в ней содержатся сведения о работе до 2020 года. В электронной версии их не будет.

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель будет вносить данные одновременно в две версии — электронную и бумажную. В будущем работник сможет подать заявление и перейти на электронный формат.

Какие преимущества и недостатки имеет электронная трудовая книжка

В Правительстве единогласно не одобрили идею с внедрением электронного документа – существуют сторонники и противники нововведения.

Аргументы “за” Аргументы “против”
Электронная книжка не будет удержана недобросовестным нанимателем после ухода с работы сотрудника;

кадровое делопроизводство будет существенно упрощено;

электронный документ не потеряется, сведения не будут утрачены;

бумажные книжки перестанут подделывать;

не придется исправлять случайно допущенные ошибки;

появится возможность совершенствования процесса ведения электронных документов.

Трудящиеся из отсталых регионов РФ не смогут пользоваться электронным документом из-за отсутствия доступа к интернету;

электронная система может быть повреждена вирусом;

может произойти сбой программного обеспечения;

придется переносить в базу данных слишком много сведений из бумажных книжек;

властям придется понести большие расходы на разработку базы данных, поддержку ее работы, защиту от взлома.

Обоснованы ли опасения

Вместе с тем, у кадровиков «старой школы», да и у самих владельцев трудовых книжек есть ряд сомнений. Основные связаны с тем, что при оцифровке потеряется часть данных, а это поставит под угрозу начисление пенсии. Опасаются также:

  • Хакерских атак с целью изменения данных о стаже.
  • Сбоя систем, из-за которых все данные о трудовой деятельности потеряются.
  • Отсутствия необходимых технических средств на многих российских предприятиях.
  • Необходимости дополнительно обучать специалистов работе с цифровой трудкнижкой.
  • Сложностей и потерь времени при заполнении.

Что нужно сделать работодателю на конец 2020 года:

  • изменить имеющиеся или принять новые ЛНА, внести изменения в трудовые и коллективные договоры с работниками относительно внедрения ЭТК;
  • обеспечить техническую готовность отдела кадров к предоставлению сведений о трудовой деятельности в ПФР;
  • до уведомить работников об изменениях в формате формирования сведений о трудовой дестельности;
  • до этого же числа получить заявления от работников о переходе на электронный вид /оставлении в традиционной форме трудовой книжки.

Важно!

Как вписать в трудовую книжку информацию о ее переводе в электронный вид, пояснил Минтруд в Письме от № 14-2/В-150.

Дальнейшие действия работодателя по переходу на электронные трудовые в 2021 году зависят от действий работников:

  • Если работник выбрал традиционный формат трудовой — бумажный, работодатель продолжает вести документ в том же виде, параллельно отправляя информацию о трудовой деятельности (ТД) работника в ПФР;
  • Если же работник отказался от бумажной книжки, ее выдают на руки, а работодатель вносит сведения о ТД в ПФ только в электронном виде.

Примерное представление о том, как выглядит электронная трудовая книжка и образец ее заполнения дает отчетная форма СТД-Р. Это справка или, по-старому, выписка из трудовой о периоде деятельности у одного работодателя.

О том, как заполнять СТД-Р, и когда она выдается работнику, читайте здесь.

О новой ответственности работодателя в 2021 году и других актуальных вопросах трудового права и кадрового делопроизводства вы узнаете из нашего интенсива. Вы получите удостоверения о повышении квалификации и пособия по всем разобранным темам.

Отмена трудовых книжек, новая отчетность в Пенсионный фонд с 2020 года 9781 Новейший курс по кадровому делопроизводству 2.0 17693 Построение эффективной кадровой службы 2.0 16390

Что изменится в заполнении трудовых книжек с января года?

Изменения в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек (далее – Инструкция) внесены постановлением Министерства труда и социальной защиты от 10 января 2020 г. № 1 «Об изменении постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40» (далее – постановление).

Минтруда и соцзащиты обращает внимание на следующие новации:

1) Наниматели – физические лица, начиная с 28 января 2020 г., не будут заполнять трудовые книжки работников (в соответствии со статьей 50 Трудового кодекса).

Наниматели – физические лица: ИП; адвокаты, осуществляющие индивидуальную адвокатскую деятельность; нотариусы, осуществляющие нотариальную деятельность в нотариальном бюро; физические лица, осуществляющие деятельность в сфере агроэкотуризма; физические лица, принимающие на работу нянь, сиделок, помощников по хозяйству и других домашних работников.

!Физические лица обязаны не позднее 28 февраля 2020 г. своим наемным работникам выдать трудовые книжки с внесением соответствующей записи и подписанной нанимателем. Издавать приказ о прекращении заполнения трудовых книжек в отношении работников, работающих у нанимателей – физических лиц, не требуется.

Пример записи в трудовой книжке работника, работающего у нанимателя – физического лица:

« Заполнение трудовой книжки прекращено в связи с вступлением в силу Закона Республики Беларусь от 18 июля 2019 г. № 219-З «Об изменении законов».

2) При выдаче работнику трудовой книжки нанимателям следует руководствоваться порядком, предусмотренным пунктом 74 и частью шестой пункта 79 Инструкции, который определяет механизм выдачи трудовой книжки в случае увольнения работника, в том числе необходимость проставления подписи работника и даты получения трудовой книжки в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

3) Не вносятся в трудовую книжку (помимо сведений о работе по гражданско-правовым договорам и осуществлении предпринимательской деятельности) сведения об осуществлении:

  • адвокатской деятельности;
  • нотариусом нотариальной деятельности;
  • деятельности по оказанию услуг в сфере агроэкотуризма,
  • иных видов деятельности в соответствии с законодательством.
  • 4) В трудовую книжку работника необходимо вносить записи при сдаче имущественного комплекса организации в аренду или передаче в доверительное управление акций (долей в уставном фонде).
  • Это обусловлено изменениями, внесенными в статью 36 Трудового кодекса.
  • 5) Уточняется порядок внесения записей в трудовую книжку работнику в случаях:
  • если работник был незаконно переведен на другую работу или уволен нанимателем, а затем восстановлен на прежней работе;
  • изменения формулировки причины увольнения.

6) С учетом появления в трудовых отношениях новой категории работников, выполняющих дистанционную работу (глава 25¹ Трудового кодекса), в Инструкции предусмотрен порядок выдачи трудовой книжки, в том числе дистанционному работнику, в случае, когда в день увольнения выдать ее работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения: в день увольнения работника наниматель должен направить ему заказное письмо (с уведомлением о вручении) о необходимости явиться за получением трудовой книжки или дать письменное согласие на отправление ее по почте.

Что делать тем, кто временно не работает или находится в длительном отпуске, поэтому не может написать заявление о выборе трудовой?

Если вы имеете трудовой стаж, но в данный момент не работаете, то сможете выбрать способ ведения трудовой книжки, оформляясь на новую работу. Это можно будет сделать даже если ваше трудоустройство состоится после 31 декабря 2020 года.

Если вы находитесь в декретном отпуске, на длительном больничном или долгое время не работаете по другой уважительной причине, то сможете выбрать способ ведения книжки, как только вернетесь на работу.

До какого года будут действовать бумажные трудовые книжки

Пока обязанности переходить на ЭТК у работников нет, кроме тех, кто впервые устраивается на работу в 2021 году. Но рано или поздно переходить на новую форму учета все равно придется всем.

До какого года будут действовать бумажные трудовые книжки

Минтруд подготовил законопроект, в котором говорится, что обязанность работодателя вести бумажные трудовые книжки истекает 31 декабря 2026 года. В январе 2027 должен произойти полный переход на электронные трудовые книжки.

Перевод учета на электронные носители выгоден не только работникам, которым теперь намного проще получить сведения. Такой формат полезен работодателям за счет сокращения расходов на ведение кадрового учета. Минтруд считает, что переход на ЭТК позволит сэкономить до 700 млн рублей.

До какого года будут действовать бумажные трудовые книжки

Самое читаемое:

Возможен ли досрочный выход на пенсию в 2021 году

Правила внутреннего трудового распорядка для организаций (ООО и ИП)

Пособие по безработице в 2021 году в России

До какого года будут действовать бумажные трудовые книжки

Сбор заявлений с согласием на ведение трудовых в электронном виде

Согласно правилам перехода на электронные трудовые книжки (п. 2 ст. 2 закона № 439-ФЗ) работник в установленные сроки пишет заявление о продолжении ведения трудовой книжки в документарной форме или о ее замене на электронную форму.

Нужно ли переходить на электронные трудовые книжки? Для работодателей эта обязанность установлена законодательством. Но такой переход не означает автоматической отмены документарных трудовых книжек. Чтобы этого добиться, потребуется проведение большой разъяснительной работы среди сотрудников организации.

Рекомендуем! Кроме подготовки памятки по электронным трудовым книжкам можно подготовить форму (бланк) заявления с согласием работника на ведение трудовой в электронном виде и приложить его к уведомлению.

Следует иметь в виду, что наниматель не вправе обязать работника написать подобное заявление. Если оно работником не подано, трудовая книжка ведется дальше в документарной форме. Более того, работник, решивший оставить документарную трудовую книжку, сохраняет ее и при последующем трудоустройстве к другим нанимателям (п. 4 ст. 2 закона № 439-ФЗ).

Но если работник планирует заменить свою документарную книжку на электронный формат, то ему необходимо заявить об этом в письменном виде. Сделать это можно в любое время, в том числе после окончания установленного срока (п. 5 ст. 2 закона № 439-ФЗ).

Сотрудникам, принявшим решение о переходе на формирование СвТД в электронном виде, трудовая книжка выдается на руки под подпись (п. 3 ст. 2 закона № 439-ФЗ).