Возникающие потери от порчи и недостач ТМЦ – явление весьма заурядное и, в то же время, довольно специфическое, поскольку выявлению недостающего имущества предшествует объемная работа, которую необходимо подтверждать документально. К тому же существует немало особенностей, которые приходится учитывать, оформляя операции по учету недостающих активов.
Недостача в бухгалтерском учете: выявление
Недостачей принято считать расхождение значений (количественных или денежных) между их учетным и реальным наличием, когда показатель по учету превышает фактический. Выявляют недостачу при проведении инвентаризации, итоги которой оформляют сличительными ведомостями. По поводу причин образовавшейся нехватки активов ответственные лица обязаны представить руководителю объяснительную записку. На ее основании руководитель решает, как будет погашаться установленная недостача.
Причинами ее возникновения могут быть кражи ТМЦ, денежных средств или готовой продукции, ошибки в учете, естественная убыль, а также чрезвычайные обстоятельства, вызванные, например, стихийными бедствиями. Стоимость испорченного имущества учитывается так же, как и недостачи, поскольку в бухгалтерском обиходе эти явления идентичны.
В разряд недостач может быть отнесена стоимость ТМЦ по договорам поставки, количество или масса которых ниже заявленной в договоре в пределах норм естественной убыли, если соглашением допускается недостача в рамках оговоренных величин. Правда, они не должны быть более норм, установленных законодательными и НПА.
Недостачи и потери от порчи ценностей: счет 94
Начисление суммы ущерба, рассчитанного по результатам инвентаризации, отражается на счете 94 «Недостачи и потери», по дебету которого фиксируется сумма недостачи, а по кредиту – ее списание на установленный источник. В зависимости от вида актива, которого недосчитались, формирование бухгалтерских проводок по отражению недостачи ценностей будет различным не только по задействованным счетам, но и по суммам, участвующими в исчислении ущерба:
Операции
Д/т
К/т
На сумму
Выявлена недостача:
ОС
94
01
остаточной стоимости
Материалов, товаров, готовой продукции на складе
94
10, 41, 43
себестоимости
Товаров от поставщика (в пределах норм убыли)
94
60
фактических убытков
Товаров от поставщика сверх норм убыли
94
76
Неустановленного оборудования
94
07
Вложений во внеоборотные активы
94
08
Денег в кассе
94
50
Ценностей, утраченных в прошлых финансовых периодах, либо по активам, недостачи которых взыскиваются по рыночным ценам (по установленным в компании правилам)
94
98
рыночной стоимости
Погашение недостачи: проводки
Погашение недостачи производится разными способами. Как правило, за недостающие активы отвечает определенное материально-ответственное лицо. При установлении виновности недостачу взыскивают с него. К примеру, при недостаче денег в кассе виновным лицом является кассир. Какой проводкой оформляют погашение недостачи кассиром, и как происходит дальнейшее закрытие сч. 94, читатель может узнать в нашей консультации.
По кредиту счета 94 фиксируют списание недостач:
- в пределах естественной убыли, которую рассчитывают умножением количества (массы) недостающего товара на установленный норматив – на счета производства;
сверх норм естественной убыли и при невозможности найти виновника возникновения недостачи – в состав прочих расходов;
за счет виновного лица – удержанием из зарплаты. При потерях, возникших несколько лет назад, их стоимость по мере взыскания отражается на сч. 98, затем – на сч. 73, далее – на сч. 91;
за счет прибыли, если потери были понесены в силу форс-мажорных обстоятельств.
Списание ущерба в учете недостач и потерь от порчи ценностей оформляется так:
Операции
Д/т
К/т
Выявленная недостача списана:
За счет виновного лица
73
94
По нормам естественной убыли (ЕУ)
20,23,25
94
Сверх норм ЕУ
91/2
94
За счет прибыли при обстоятельствах непреодолимой силы
99
94
По ТМЦ, утраченным не в отчетном налоговом периоде:
– отражается сумма недостачи (в разнице между учетной и рыночной стоимостью)
94
98
— взыскивается с виновного лица
73
98
— переносится в состав прочих доходов текущего периода
98
91
Пример учета выявленных недостач: проводки
По окончании финансового года в компании проведена инвентаризация всех видов активов и обязательств. Установлено:
- выявлена недостача материалов на складе на сумму 10 000 руб.;
выявлена недостача товаров на сумму 13 000 руб.;
выявлена недостача готовой продукции на 6000 руб.;
недостача товаров в сумме 36 000 руб. при приемке партии стоимостью 650 000 руб. от поставщика.
Списание недостачи производится следующим образом:
- виновником недостачи МПЗ (10 000 руб.) на складе признал себя кладовщик;
стоимость недостающих товаров (13 000 руб.) уплачивают два продавца в равных долях;
по недостаче готовой продукции (6000 руб.) виновный не выявлен, поэтому ее стоимость будет списана на расходы;
по договору поставки ЕУ может составлять не более 1,8% от стоимости всей партии – 11 700 руб. (1,8% х 650 000 руб.). Т.е., 11 700 руб. составляют ЕУ, 24 300 руб. – недостача товаров при приемке.
Бухгалтер составит проводки:
Операции
Д/т
К/т
Сумма
Установлена недостача:
— по ТМЦ на складе
94
10
10 000
— товаров
94
41
13 000
— готовой продукции
94
43
6000
— товаров по договору поставки в рамках норм ЕУ
94
60
11 700
— сверх оговоренных в соглашении норм (направлена претензия поставщику)
94
76
24 300
Списание недостачи:
Стоимость ТМЦ удерживается из зарплаты кладовщика
73
70
94
73
10 000
10 000
Стоимость недостающих товаров ставится на удержание из зарплаты продавцов и удерживается (по 6500 руб. с каждого)
73
70
94
73
13 000
13 000
Стоимость готовой продукции по разрешению руководителя списана на прочие расходы
91/2
94
6000
Сумма недостачи по договору поставки в пределах норм ЕУ списана на производство
20
94
11 700
Добавим, что на практике, прежде чем удержать из зарплаты работника сумму доказанного ущерба, необходимо получить его согласие. Если он не согласен, то придется решать дело в суде, но до вынесения решения суммы недостач списывать со счета 94 нельзя.
Источник: